В рубрике «Рабочее место» российские предприниматели, топ-менеджеры и представители интересных профессий делятся секретами управления и организации рабочего пространства. Герой нового выпуска — сооснователь и директор digital-агентства Original Works Сергей Клёнкин. Он рассказал Rusbase, как управляет проектами и задачами, какие правила использует для встреч и почему в незнании и ошибках нет ничего страшного.
Из чего состоит Ваш рабочий день
Обычно я прихожу в офис первым, за час до начала рабочего дня или раньше. Разбираю почту и просматриваю выписки из банка, обязательно читаю новости, связанные с нашим и клиентским бизнесами. Режим дня определяет загрузка: в конце месяца и квартала больше дедлайнов, график уплотняется.
Мой среднестатистический день — это выработка стратегии, принятие тактических решений, аналитика по важным проектам, встречи с ключевыми клиентами и партнерами.
В течение дня обязательно делаю паузы. Так как офис находится на набережной Волги (в Самаре. — Прим. ред.), выхожу на набережную, чтобы дать глазам отдохнуть, подышать свежим воздухом, перезагрузить голову. На обеде и полднике, которые проходят у нас в фиксированное время, мы часто в менее формальном режиме обсуждаем рабочие моменты. Так что каждый сотрудник знает, в какое время можно озадачить начальство чем-то сложным.
Как выглядит рабочее место
В компании ни у кого нет отдельных кабинетов — все работают в открытом пространстве бок о бок со своими сотрудниками. Это позволяет быть ближе, больше общаться: всегда можно просто подойти к руководству и задать вопрос.Я максимально избавляюсь от лишнего как в процессах, так и в пространстве, поэтому мое рабочее место предельно простое: телефон, ежедневник, компьютер и стикеры. Для атмосферы — сувениры из путешествий, рамка с вышивкой (подарок дочери).
В отличие от многих коллег из IT-отрасли, я не отказался от бумаги. Люблю блокноты Moleskine, на физическом уровне люблю делать записи ручкой. Часто использую традиционные стикеры — иногда достаточно яркого листочка на видном месте, чтобы не забыть о самой важной задаче.
Управление делами и командой
Мои ключевые задачи — стратегические: куда мы идем, какие продукты разрабатываем по дороге. Конкретная тактика и операционное управление — это уже зона ответственности руководителей направлений. У ребят практически полная свобода в действиях — ко мне подходят, когда нужно понять, как та или иная активность соотносится с общей стратегией развития.
Всегда для ведения всех дел я использую task-менеджер Todoist. Ставлю на год цели, которые отображаются в виде списка подробных задач. При планировании дня учитываю контекст каждой задачи и приоритеты. Если появляется окно, беру те задачи, которые при минимуме ресурсов дадут максимальный результат.
Для управления рабочими проектами у нас есть собственная система ORWO.crm, в которой сделали удобный нам дизайн, автоматизированные отчеты. Для большей наглядности в процессе управления используем дашборды и светофорную систему индикаторов для ключевых показателей. В системе есть общие элементы, которые помогают коллективу находиться в едином информационном поле, но рабочая часть у каждого отдела своя и настраивается под конкретные задачи.
Можно сказать, в работе мы воплощаем философию кайдзен: анализируем, что-то меняем для оптимизации, изучаем обратную связь, внедряем или откатываем изменения обратно. Вообще, вся эта японская волна, инструменты бережливого производства стали трендом не на пустом месте. Даже гиганты вроде Сбербанка так значительно изменились благодаря им — что уж говорить про небольшие IT-компании.
Я за разумный баланс: не уходить в многозадачность, но следить за приоритетами. Если я вижу, что внезапно в каком-то из проектов критично мое участие, то откладываю запланированные дела и переключаюсь на него. С модной идеей борьбы с перфекционизмом важно не перегнуть палку. Мы обязательно доводим дело до конца, но в духе Agile. Сначала мы делаем минимум, чтобы получить приемлемый результат, если полуфабрикат нас устраивает — шлифуем с нужной точностью.
Первое: по возможности группировать переговоры на один день недели. Второе: не разрывать день пополам — лучше начать день со встреч или, наоборот, собрать их все под занавес. Рабочие встречи в коллективе «упаковываем» максимум в 20 минут, даже ежемесячные общие собрания не длятся дольше. Если участники подготовились, этого достаточно, чтобы решить все вопросы. Если в 20 минут не уложились — значит, или не подготовились, или начался корпоративный балаган, в ходе которого договориться уже невозможно.
Как вы фокусируетесь на делах и переключаетесь с работы на отдых
Я достаточно быстро фокусируюсь, у меня нет необходимости в каких-то особых условиях — обособленном кабинете, тишине (я вообще часто делаю дела в наушниках). По сути, могу работать где угодно — офис нужен мне просто как граница бизнеса и семьи.
Мы создали тематические зоны, чтобы было легко сменить обстановку. У нас есть теннисная, зона для игры в дартс и кикер, большая столовая, зона лектория «Продленка», где мы проводим встречи коллектива с интересными спикерами.
Стараюсь почаще менять активности с интеллектуальной на физическую. Например, занимаюсь практической стрельбой. Недавно выиграл с командой Чемпионат Приволжского федерального округа, в личном зачете — чемпионат Самары. Участвуя в соревнованиях, открыл для себя много городов России, здорово расширил круг общения и получил новый жизненный опыт.
Также я много путешествую, а в путешествиях много снимаю. Монтирую прямо на месте: мне нравится привозить домой не гигабайты фото и видео, а готовые истории, например, из второй поездки в Исландию. А в качестве сувениров из путешествий я собираю солдатиков из разных стран — собралась целая коллекция.
Бизнес-книгам я предпочитаю фантастику и кино. Мне кажется, что сейчас деловая литература замещает собой реальное предпринимательство. Обучение вместо активности. Почитал книгу — и ты вроде бы уже в бизнесе. У меня накоплено множество идей для реализации, поэтому пока я приостановил все «умные» книжки и делаю то, о чем прочел ранее.
Источники вдохновения
Каких-то «бизнес-икон» у меня нет — больше вдохновляют конкретные достижения. Удачные решения из других отраслей мы стараемся встроить и в наш бизнес. Понятно, что невозможно, например, воплотить все идеи Рикардо Семлера из книги «Маверик. История успеха самой необычной компании в мире», но мы скрестили их с понятием «младший партнер» из американского бизнеса и создали интересную мотивацию для топ-менеджеров компании.
Я стараюсь использовать подобный бенчмаркинг во всем, не только в бизнесе. Для этого нужно расширять кругозор, круг общения — а обнаруженные идеи трансформировать, импортировать в свою личную стратегию.
В этом помогают в том числе поездки в другие страны: они буквально выдергивает тебя из привычной картины мира, заставляет смотреть на привычные вещи по-другому. К слову, в путешествиях я практически никогда не живу в гостиницах и не беру готовые туры.
ТОП-5 приложений которыми вы пользуетесь чаще всего
- Todoist — использую для организации и рабочих, и личных дел.
- Sticky password — хранилка паролей, которой пользуюсь уже лет пять.
- Money Pro — приложение для учета личных финансов.
- BCR Pro — органайзер визиток от ABBYY. Обычные визитки уже давно не храню.
- Приложение «Документы» — для частых поездок и мобильности нужно иметь с собой копии документов, и в приложении удобно хранить их, а также кредитные карты.
Главные три урока которые вы получили на руководящей должности
- Как бы ни хотелось все тотально контролировать и делать самому – нужно отпустить и делегировать: без этого вообще нет бизнеса. Этот урок преподал мне еще мой первый руководитель в начале моей карьеры.
- Ты можешь быть гениальным предпринимателем и отличным переговорщиком, но если ты плохо пишешь, с бизнесом у тебя будет плохо. Особенно в России: здесь важно уметь писать письма, коммерческие предложения, претензии. Обращайте внимание на то, как и что пишут в вашей компании.
- Самое важное приходит с годами, нет ничего страшного в ошибках и незнании. Ошибаться — это нормально. Не знать — это не стыдно. Признаем свое незнание и двигаемся вперед. Только так!
