Как взыскать дебиторскую задолженность?

Вопрос

Как взыскать дебиторскую задолженность и снизить количество просроченных платежей?

Ответ

Возврат дебиторской задолженности – насущная проблема каждого предприятия. Человеческий фактор никто не отменял, поэтому оплаты часто задерживаются по причине отсутствия средств, долгого согласования платежа, лени, вредности и т. д.

Обычно сбором задолженностей занимается либо лицо, которое ведет проект, либо специально обученный человек (юрист, коллектор и проч.).

У нас в компании сбором дебиторской задолженности занимаются два человека. Менеджер проекта и юрист. При этом приоритет не стоит на сборе дебиторской задолженности. Первоочередным остается заключение договора и ведение добросовестных клиентов. При таком раскладе получается, что и менеджер не зациклен на долгах, а юрист выступает в глазах заказчика «необходимым злом» и его подключение не влияет на партнерские отношения менеджера с клиентом.

При этом благодаря собственной CRM-системе все заинтересованные лица (руководитель отдела, бухгалтерия, генеральный директор) могут видеть ход дела в реальном времени. Оставлять комментарии и советы по возврату задолженности. Процесс четко отлажен и прост в понимании. Ни один договор не попадает в систему, если нет его оригинала или скан копии.

Договор, попадая в систему, запускает все процессы по его учету: от сбора позиций по сайту до расчета мотивации менеджера. Без подписанного договора проект не уйдет в технический отдел и по нему нельзя будет ставить задачи, а, следовательно, никто не получит зарплату. Поэтому менеджеры замотивированы на получение подписанного экземпляра.

Проведенная модернизация договоров позволила обходиться сканом документа и учитывать его в качестве первичной документации и доказательства в суде: есть раздел в договоре про факсимильные копии, четко привязана почта клиента (ее смена только через дополнительное соглашение) и исполнителя. Документы не отправляются на «левые» адреса.

Юридический отдел подключается к переговорам по возврату задолженности уже после того, как был просрочен второй ежемесячный платеж. Либо, если срок задолженности в целом составил более 1 месяца. При этом не обязательно будет вмешательство. Клиент просто ставится на контроль. Мы лояльны к клиентам и идем навстречу, если это позволяют отношения. Некоторые имеют возможность оплачивать счета до конца месяца, хотя работаем по предоплате. Такие клиенты заслужили свое право долгосрочным сотрудничеством.

Работа строится следующим образом

Первый этап просрочки. К работе подключается бухгалтерия. CRM-система автоматически рассылает напоминания о неоплаченном счете. Рассылка начинается через 14 календарных дней с момента выставления счета. Периодичность – 1 раз в неделю для активных договоров и гораздо чаще должникам. Высылается счет, акт и неподписанные документы, если таковые имеются.

Второй этап просрочки. Если долгу два месяца, то высылается допсоглашение о приостановке договора со следующего месяца и запрашивается гарантийное письмо/график платежей. Заказчику присваивается статус по уровню проблемы:

• Нет.
• Отправка документов с описью вложения
• Переговоры о возврате дебиторки.
• Письменная претензия.
• Суд.

Договор может иметь статус, при котором он исключается из данного регламента, отслеживание ведет менеджер самостоятельно. В данном случае появляется статус «Не беспокоить вопросами дебиторки». Такой статус может присвоить только руководитель.

Третий этап просрочки. Если к концу второго месяца клиент не идет на взаимодействие, то расторгается договор и осуществляется взыскание через суд.

При этом, в поддержку возврату составлены некоторые пункты договора. В частности, про электронный документооборот и автоматическое принятие услуг по истечении определенного срока, если отсутствует мотивированный отказ от подписания акта.

Следует отметить, что до суда доходит крайне редко, удается договориться в 98 % случаев. Всего 2 % от всей дебиторки составляет взыскание через суд.

Всегда нужно помнить, что договориться – гораздо выгодней обеим сторонам. И если руководители адекватны и идут на контакт, то выиграют обе стороны.

В зависимости от специфики отношений (поставка, аренда, подряд, оказание услуг, убытки и т. д.) требуется определенный пакет документов для обращения в суд.

• Определяем, в какой суд обратиться: суд общей юрисдикции или арбитражный. Для этого должно быть понимание субъектного состава (юридические лица и ИП или просто граждане) и самих отношений (связаны ли они с предпринимательской деятельностью). Так, споры между предпринимателями рассматриваются в арбитражном суде, а споры, не связанные с предпринимательской деятельностью рассматриваются в судах общей юрисдикции (взыскание страховки со страховой компании).
• Перед тем как обратиться в суд, внимательно изучаем договор. Обычно в нем содержатся условия о сроках рассмотрения претензии. Важно! Если мы обращаемся в арбитражный суд, надо соблюсти претензионный порядок, иначе иск оставят без рассмотрения. При этом если в договоре ничего не говорится о сроках направления и рассмотрения претензий, то по закону можно передать спор на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования).
• Итак, претензию направили. Переходим к подготовке иска. Здесь много тонкостей. Мы ведь знаем, что, проиграв спор в суде, деньги потеряем навсегда, поскольку, если однажды уже судом был рассмотрен спор, то второй раз между одними и теме же лицами по одному и тому же основанию (договору) по одному и тому же предмету (взыскание задолженности) рассмотреть и вынести решение уже нельзя. Поэтому внимательно собираем документы. Так, основными документами по договору поставки будут договор, спецификация, в которой согласован товар и его количество, и обязательно товарные накладные, подписанные обеими сторонами, подтверждающие поставку товара, для строительного подряда - договор со всеми приложениями, уточняющими работы, сметы и срок их выполнения, и обязательно подписанные справки и акты о выполненных работах, подтверждающие выполнение и принятие работ.

Но что делать, если покупатель не возвращает и не пописывает товарные накладные, а заказчик отказывается подписать справки и акты выполненных работ? Выход есть всегда. Например, для подтверждения качества выполненных строительных работ могут пригодиться журналы общих работ, акты скрытых работ и т. д., подтвердить поставку при отсутствии подписанных товарных накладных можно через суд, истребовав информацию у налогового органа о декларации по НДС и книги покупок покупателя. Не лишней будет и нотариально заверенная переписка по электронной почте, в которой покупатель подтверждает получение товара.

Почему так тщательно останавливаюсь на доказательствах?

В законе закреплено требование о том, что каждый участвующий в судебном процессе должен доказать свои требования, т.е. предоставить в суд достаточное количество доказательств, чтоб судом был удовлетворен иск. Это означат, что если по договору поставки поставщиком в суд будут предоставлены только договор со спецификацией без подписанных обеими сторонами товарных накладных с пояснением причин отсутствия подписанных накладных из-за недобросовестности покупателя, во взыскании задолженности по оплате поставленного товара будет отказано.

• Иск подготовлен, нужно оплатить госпошлину, которая рассчитывается в процентном соотношении от заявленной к взысканию денежной суммы.

А что делать, если нет денег на госпошлину? Ведь она может достигать 200 000 рублей. Есть хитрость, можно подготовить ходатайство об отсрочке уплаты госпошлины по причине отсутствия денег, приложив подтверждающие документы. А еще можно подать иск на меньшую сумму, оплатить маленькую госпошлину, а затем в судебном заседании увеличить исковые требования и подготовить ходатайство об отсрочке доплаты госпошлины до рассмотрения дела по существу.

• Выигранный суд не означает, что деньги будут фактически возвращены.

Вопрос возврата денежных средств по уже вступившему в силу судебному решению заслуживает отдельного внимания. Здесь будет уже приниматься стратегическое решение (после анализа финансового состояния должника и наличия имущества): или подается заявление о признании банкротом должника, чтоб простимулировать возврат долга, или действовать через приставов.

Обращение взыскания на дебиторскую задолженность условно можно разделить на три этапа:

• проверка сроков исковой давности по дебиторской задолженности;
• анализ платежеспособности контрагента-должника;
• выбор способа обращения взыскания на дебиторскую задолженность.

1. Проверка сроков исковой давности

Проверка сроков исковой давности начинается с определения момента, когда задолженность становится просроченной, то есть когда по ней начинает течь срок исковой давности.

Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо, право которого нарушено, узнало или должно было узнать о нарушении своего права. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть со дня, когда должник должен был заплатить (оплатить поставленный товар, выполненные работы, оказанные услуги, вернуть займ) или совершить иные действия по исполнению обязательств (например, в счет предоплаты поставить товар, выполнить работы, оказать услуги), но не совершил этого.

По общему срок исковой давности составляет 3 года, но бывают и специальные сроки исковой давности, например: по требованиям из перевозки груза с момента определяемого транспортными уставами и кодексами (п.3 ст. 797 ГК РФ) - 1 год; по требованиям, вытекающим из договора имущественного страхования (п.1 ст. 966 ГК РФ) – 2 года.

Необходимо учитывать, что изменение состава органов юридического лица, например, избрание нового директора, не влияет на определение начала течения срока исковой давности. По смыслу статей 61 - 63 ГК РФ при предъявлении иска ликвидационной комиссией (ликвидатором) от имени ликвидируемого юридического лица к третьим лицам, имеющим задолженность перед организацией, в интересах которой предъявляется иск, срок исковой давности следует исчислять с того момента, когда о нарушенном праве стало известно обладателю этого права, а не ликвидационной комиссии (ликвидатору).

Течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (статья 203 ГК РФ).

К действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, в частности, могут относиться: признание претензии; изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или о рассрочке платежа); акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом. Ответ на претензию, не содержащий указания на признание долга, сам по себе не свидетельствует о признании долга. Признание части долга, в том числе путем уплаты его части, не свидетельствует о признании долга в целом, если иное не оговорено должником. В тех случаях, когда обязательство предусматривало исполнение по частям или в виде периодических платежей и должник совершил действия, свидетельствующие о признании лишь части долга (периодического платежа), такие действия не могут являться основанием для перерыва течения срока исковой давности по другим частям (платежам).

Перерыв течения срока исковой давности в связи с совершением действий, свидетельствующих о признании долга, может иметь место лишь в пределах срока давности, а не после его истечения. Вместе с тем по истечении срока исковой давности течение исковой давности начинается заново, если должник или иное обязанное лицо признает свой долг в письменной форме (пункт 2 статьи 206 ГК РФ). Совершение представителем должника действий, свидетельствующих о признании долга, прерывает течение срока исковой давности при условии, что это лицо обладало соответствующими полномочиями (статья 182 ГК РФ).

2. Анализ платежеспособности контрагента-должника

Результаты анализа платежеспособности контрагента-должника предопределяют дальнейшие действия с дебиторской задолженностью. Сбор информации о контрагенте-должнике можно провести как по открытым источникам сведений, размещенных на сайтах ведомства, так и по платным справочно-информационным ресурсам.

В первую очередь следует проанализировать информацию, размещенную в открытых реестрах на сайте ФНС https://egrul.nalog.ru/. Там можно получить актуальную информацию о контрагенте-должнике: является ли она действующей, ликвидированной, исключенной из ЕГРЮЛ. В отношении предпринимателя можно увидеть, не снялся ли он с регистрации в качестве ИП.

Во-вторых, проверить контрагента по Единому федеральному реестру сведений о фактах деятельности юридических лиц http://se.fedresurs.ru/, а также на банкротство в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве https://bankrot.fedresurs.ru/. На этом ресурсе представлена полная информация о банкротстве юридических лиц: сообщения о судебных актах, о собраниях кредиторов, отчеты арбитражного управляющего, сообщения о наличии или об отсутствии признаков преднамеренного или фиктивного банкротства.

В-третьих, проверить контрагента по картотеке арбитражных дел http://kad.arbitr.ru/. На сайте федеральных арбитражных судов РФ можно увидеть текущие и завершенные дела с его участием, количество дел, размер взысканных сумм. Также если в отношении должника возбуждено дело о банкротстве, то можно найти всю подробную информацию по банкротству контрагента, о текущей процедуре банкротства, адрес арбитражного управляющего, срок предъявления требований к должнику для участия в первом собрании кредиторов, дате закрытия реестра кредиторов дела и т. д.

Целесообразна также проверка контрагента на сайте ФССП http://fssprus.ru/iss/ip, где публикуются данные по исполнительным производствам, дата возбуждения ИП, сумма непогашенной задолженности.

Также существуют платные справочно-информационные ресурсы, которые могут объединять все вышеперечисленные сведения с открытых источников, а также имеют расширенную аналитическую информацию о благонадежности контрагентов (СПАРК, Контур, Casebook и т.д.).

При анализе информации по вышеуказанным ресурсам следует учитывать, установленные Законом признаки банкротства. Юридическое лицо считается неспособным удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам, о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и (или) обязанность не исполнены им в течение трех месяцев с даты, когда они должны были быть исполнены. Производство по делу о банкротстве может быть возбуждено арбитражным судом при условии, что требования к должнику – юридическому лицу в совокупности составляют не менее чем 300 000 рублей. При определении признаков банкротства должника в этой сумме не учитываются неустойки, штрафы, судебные расходы и компенсация морального вреда.

3. Выбор способа работы с дебиторской задолженностью

Следует учитывать, что судебная практика свидетельствует о том, что с директора, который не принял мер по взысканию дебиторской задолженности в период срока исковой давности, могут быть взысканы убытки в размере такой задолженности.

Выбор способа работы с дебиторской задолженностью напрямую зависит от результатов анализа платежеспособности должника: финансовое положение контрагента устойчивое, у контрагента низкая платежеспособность, контрагент в процедуре банкротства, контрагент ликвидирован или исключен из ЕГРЮЛ.

В зависимости от сложившейся ситуации это могут быть: обращение с иском в суд о взыскании дебиторской задолженности; заявление в арбитражный суд о признании должника несостоятельным (банкротом); продажа дебиторской задолженности третьим лицам (коллекторам); заключение соглашения об отступном, соглашение о новации обязательств и т. д.

Если должник не исключен из ЕГРЮЛ, то работа с дебиторской задолженностью должна начинаться с предъявления претензии. В претензии также целесообразно указать и на требования о взыскании штрафных санкций, предусмотренных законом или договором.

По истечении 30 календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором можно подавать иск в арбитражный суд. В случае несоблюдения претензионного или иной досудебного порядка урегулирования спора арбитражный суд оставит исковое заявление без рассмотрения.

Претензия к контрагенту направляется по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, либо по адресу, указанному самим контрагентом. Сообщение с претензией, считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории РФ сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).

В случае если контрагент-должник находится в одной из процедур банкротства, то необходимо определиться являются ли требования к должнику текущими или подлежат включению в реестр требований кредиторов.

Вне очереди за счет конкурсной массы погашаются требования кредиторов по текущим платежам преимущественно перед кредиторами, требования которых возникли до принятия заявления о признании должника банкротом, то есть даты вынесения определения об этом.

В силу абзаца второго пункта 1 статьи 5 Закона о банкротстве возникшие после возбуждения производства по делу о банкротстве требования кредиторов об оплате поставленных товаров, оказанных услуг и выполненных работ являются текущими. По смыслу этой нормы текущими являются любые требования об оплате товаров, работ и услуг, поставленных, выполненных и оказанных после возбуждения дела о банкротстве, в том числе во исполнение договоров, заключенных до даты принятия заявления о признании должника банкротом.

В договорных обязательствах, предусматривающих периодическое внесение должником платы за пользование имуществом (договоры аренды, лизинга (за исключением выкупного)), длящееся оказание услуг (договоры хранения, оказания коммунальных услуг и услуг связи, договоры на ведение реестра ценных бумаг и т.д.), а также снабжение через присоединенную сеть электрической или тепловой энергией, газом, нефтью и нефтепродуктами, водой, другими товарами (за фактически принятое количество товара в соответствии с данными учета), текущими являются требования об оплате за те периоды времени, которые истекли после возбуждения дела о банкротстве.

В случае если требования к контрагенту-должнику носят реестровый характер, то необходимо в любом случае подавать соответствующее заявление по возбужденному делу о банкротстве с требованием включить требования в реестр требований кредиторов.

Предъявить требования возможно на любой стадии банкротства, но не позднее двух месяцев со дня опубликования сведений о признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства, и по истечении этого срока реестр кредиторов закрывается

Требования конкурсных кредиторов, заявленные после закрытия реестра требований кредиторов, удовлетворяются за счет оставшегося после удовлетворения требований кредиторов, включенных в реестр требований кредиторов, имущества должника.